שלום לכולכם,
בשעה טובה נתחיל החודש להשתמש במערכת הטימס בסביבת ענן 365 של מייקרוסופט.
זהו שדרוג שמייעל לכולנו את עבודת המשרד בנושא הדיווחים החודשיים וכמובן חוסך נייר והדפסות.
על מנת להקל עליכם אבקש להדגיש שאין כל שינוי בנהלים או בטפסים ונמשיך להשתמש בטפסי הנוכחות המוכרים לכם.
איך מתחילים?
ביום שני 28/2 בשעה 17:00 התקיים מפגש הדרכה קצר בזום: ניתן לצפות בקישור זה בהקלטת מפגש ההדרכה: (סיסמה: shema28)
1. בנינו "צוות כיתה" בטימס המיועד אך ורק למטרה זו ושמו: נוכחות חודשית שמע צפון תשפ"ב. צוות כיתה היא סביבה סגורה ומאובטחת, בה המשתתפים מוגדרים כתלמידים ומתבקשים להעביר את מטלת הדיווח החודשי בכל חודש. כל עובדי המרכז הטיפולי צורפו כתלמידים ל"צוות כיתה" זה ומנהלת הצוות היא ליאורה. מי מכם שלא שם – ידאג לפנות אלינו ונצרף אותו (כמובן שרק עם יוזר של 365).
2.הכנו עבורכם מצגת ובה הסבר ממצה על הכניסה לטימס והעלאת הדיווחים. חשוב מאד שתעברו על הדברים בתשומת לב מירבית וצעד אחרי צעד. מי שמכיר את הטימס מוזמן לסייע לחבריו.
3. מערכת זו מיועדת בשלב זה אך ורק להעברת דיווחי נוכחות והיעדרויות. אין להעביר בה מסמכים אחרים.
4. המסמכים שתעלו למערכת זו מועברים לגזברות המחוז. כדי למנוע תקלות וכדי להיות מסודרים ויעילים חשוב להקפיד על שני דברים בו זמנית:
א. סריקה איכותית של המסמכים שאתם מעלים (צילום בטלפון הנייד לא יתקבל).
ב. מתן שם מדוייק לכל מסמך שאתם מעלים. פירוט על כך נמצא במצגת ההסברה.
ככל שתקפידו על כך יותר, כך יימנעו עיכובים וטעויות בדיווחים לגזברות.
5. השימוש בסביבת הטימס כולל מס' מונחים חדשים שכדאי להתרגל אליהם. המערכת נקראת "צוות כיתה", הדיווח מוגדר כ"מטלה", ההודעות מופיעות ב"פרסומים" של הערוץ הכללי, המשוב להגשה יימצא ב"ציונים" והודעות/התראות מתרכזות תחת "פעילות" באייקון שצורתו פעמון.
ואחרון חביב – מערכת זו חדשה לכולנו, לכן סבלנותכם חשובה מאד להטמעתה. אנא היו סבלניים ונסו ככל האפשר להיעזר בפרסומים. אם תהיינה תקלות – נדע להתגבר עליהן.
בהצלחה לכולנו! וסופשבוע נעים!
נורית יפה
